Кадровый отдел с нуля. Пошаговый алгоритм организации кадрового делопроизводства, образцы документов - Вера Капылова

В каждой организации есть разработки, которые хочется сохранить в тайне от конкурентов. Поэтому работодатели принимают меры по обеспечению сохранности коммерческой тайны, заключая с сотрудниками соглашения о неразглашении конфиденциальной информации и разрабатывая памятки и инструкции, содержащие конкретные меры и действия для предотвращения утечки важной информации. Работу с конфиденциальной информацией регулирует:

О коммерческой тайне. Федеральный закон РФ от 29 июля 2004 г. №98-ФЗ.

Наименование должностей служащих для их грамотного занесения в приказы, личные дела и трудовые книжки, можно посмотреть в:

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утверждённый Постановлением Минтруда от 21 августа 1998 г. N 37

Этот правовой акт включает в себя квалификационные характеристики должностей, расшифровки должностных обязанностей и требований к квалификационным уровням и уровню знаний руководителей, специалистов и служащих

Кадровая документация хранится на протяжении 75 лет. От сохранности кадровых документов в будущем могут зависеть вопросы начисления пенсии сотрудников, правильного расчёта их трудового стажа. Поэтому к организации хранения кадровых документов и сдаче их в архив необходимо подходить последовательно и ответственно. Правила подготовки документов к сдаче в архив, вопросы хранения документов непосредственно в организации, а также сроки их хранения приводятся в следующих законодательных актах РФ:

Об архивном деле в Российской Федерации. Федеральный закон N 125-ФЗ от 22 октября 2004 года.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённый Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558

Одним из последних актов, введённых в Российской Федерации в сфере персонала, является:

Профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом», утверждённый Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 06.10.2015 №691н

Для обеспечения сферы производства специалистами и руководителями в области управления персоналом, готовыми к реализации поставленной цели, необходима разработка профессионального стандарта в этой области деятельности, который будет представлять собой этот методический документ, описывающий характеристики знаний, умений, профессиональных компетенции и опыта работника, необходимых ему для осуществления данной профессиональной деятельности.

Отпуск является одним из видов времени отдыха, предусмотренных в 107 статье ТК РФ. Право на отдых каждому человеку гарантированно Конституцией Российской Федерации. Согласно ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск – это ежегодно предоставляемое время для отдыха работника с сохранением места работы (должности) и среднего заработка2 Правила регулировки отпусков сотрудников, а также режима труда и отдыха прописаны в:

Правила предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днём в организациях, финансируемых за счёт средств федерального бюджета. Постановление Правительства РФ от 11 декабря 2002 г. N 884

В связи с необходимостью сообщать о трудоустройстве в организацию бывших государственных служащих, в отделе кадров должен быть закон:

Правила сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, утверждённые Постановление Правительства РФ от 21.01.2015 N 29

Вопросы оформления командировок сотрудников регулирует:

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждённое Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749

Вопросы оплаты труда прописаны в нескольких нормативных актах:

О минимальном размере повышения оплаты труда за работу в ночное время. Постановление Правительства РФ от 22 июля 2008 г. N 554

Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы. Постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922

Об оплате труда работников охраны в ночное время. Постановление Госкомтруда СССР N 313, ВЦСПС N 14—9 от 6 августа 1990 года

Выше перечислены основные законы и нормативы, которые должны быть в каждой организации. В зависимости от специфики проводимых работ эта подборка дополняется законодательными актами соответствующей тематики. Например, в медицинских учреждениях это нормативы, регулирующие взаимодействие с медицинским персоналом, а в образовательных учреждениях комплекс законов о педагогических работниках.

Подборка правовых актов необходима для выполнения требований трудового законодательства РФ. Не стоит забывать, что к действующим законам постоянно выходят поправки и дополнения. Поэтому подборку правовых актов необходимо поддерживать в актуальном состоянии, отслеживая все обновления в трудовой сфере законодательства.

Формирование справочной библиотеки кадровика

Когда библиотека основных законов и нормативных актов сформирована, нужно подобрать специальную литературу по работе с кадрами. В действующих организациях, как правило, разрабатывают собственные методические пособия по работе с кадрами. Сюда входят различные памятки, инструкции, рекомендации, пособия, напоминания. Методическая литература разрабатывается сотрудниками отдела кадров и согласовывается с директором и с руководителями направлений деятельности, которую конкретное пособие затрагивает. Например, Положение об отправке в командировку, согласовывается с руководителем кадровой службы и с главным бухгалтером.

Пока вы стоите у истоков отдела кадров, будет логично опереться на работы специалистов в сфере кадрового делопроизводства и сделать для сотрудников службы персонала подборку соответствующей литературы. Книги и пособия можно собрать в традиционном бумажном виде и разместить на стеллажах, или сделать подборку электронной литературы. В этом случае методические пособия дублируются на компьютер каждого сотрудника. Трудовое законодательство постоянно обновляется, поэтому в дальнейшем необходимо следить за поддержанием кадровой библиотеки в актуальном состоянии.

Выбор, приобретение и установка программного обеспечения

После того как выполнен подбор законодательных и нормативных актов и справочной литературы, с руководителем согласовывается вопрос о выборе и приобретении программного оборудования для ведения кадрового учёта. Выбор программы, её функционала зависит от возможностей бюджета организации, количества сотрудников и наличия территориально удалённых филиалов.

На современном рынке информационных технологий представлено огромное количество программ для учёта кадров: 1С: Зарплата и кадры, БухСофт: Кадры, Скат, Ефрат, Парус, Кадры Плюс, Галактика и другие.

Наибольшую популярность в России получила программы 1С: Зарплата и кадры и 1С: Зарплата и управление персоналом. Программа 1С позволяет выполнять многие операции в плане документального сопровождения трудовой деятельности сотрудников, начисления зарплаты, формирования отчётности в фонды. С помощью автоматизированного учёта кадров в 1С сотрудники службы персонала смогут осуществлять:

регистрацию работников, с которыми заключаются трудовые договоры, и оформление срочных и бессрочных трудовых договоров, в том числе при дистанционной работе, в типовой форме;

регистрацию перевода сотрудника на другое место работы, смены вида занятости (внутреннее и внешнее совместительство и основное место работы);

изменение условий договора и оформление приказов о переводе сотрудника или списка сотрудников (формы № Т-5 или № Т-5а);

регистрацию приема на работу и оформление приказов о приеме на работу сотрудника или списка сотрудников (формы № Т-1 или № Т-1а);

оформление договоров гражданско-правового характера: договоры подряда на выполнение работ, договоры возмездного оказания услуг, авторские заказы;

регистрацию увольнений работников (формы № Т-8 или № Т-8а).

По данным учета движения документов в программе 1С можно получать следующую информацию:

актуальные списки работников на конкретную дату с произвольным настраиваемым набором реквизитов;

статистическую информацию о количестве работников различных категорий (количество работающих по основному месту, по внутреннему и/или внешнему совместительству);